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Rentrée 2021 : plateformes de webconférence et de classe virtuelle

Les principales fonctionnalités

Les plateformes de classe virtuelle ou plateformes de webconférence permettent d'organiser à toute heure, en tout lieu et depuis tout type de dispositif (dont smartphones et tablettes numériques) des réunions de travail en ligne, ou des sessions de formation à distance.

Grâce à des fonctionnalités interactives (échanges audio et vidéo, partage d'écran) et pédagogiques (gestion de la prise de parole, partage de documents, tableau collaboratif, sondage, enregistrement de la session, prise de contrôle à distance, etc.), ce type de service est parfaitement adapté aux situations de travail synchrone à distance.

Tenant compte du respect de la législation sur la protection des données personnelles et du code de la propriété intellectuelle, quatre solutions sont à ce jour recommandées.

La plateforme Adobe Connect


https://connect.univ-rouen.fr
Solution hébergée au sein de l'établissement.

Cette plateforme offre le plus large panel d’activités interactives mais demeure limitée à 150 usagers simultanés, pour l’ensemble de l’établissement.

Son utilisation ne doit donc être envisagée que dans le cadre d’événements ou de cours regroupant un faible nombre de participants (<30 communément).

L'usage de cette plateforme requiert aujourd'hui le téléchargement et l’installation d’une application sur son environnement de travail (fixe comme mobile).
Elle n’est en revanche pas supportée sous environnement Linux.

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage de document, partage d’écran, partage de notes, partage de fichiers, sondage, tableau blanc participatif, gestion de la prise de parole, groupement des utilisateurs, chat, questions et réponses, enregistrement de la session.

La plateforme BigBlueButton


Accessible via la plateforme UniversiTICE ou via un portail Greenlight
(ex : https://webconf.univ-rouen.fr)
Solution hébergée au sein de l'établissement.

Cette plateforme est fonctionnellement moins riche que la plateforme Adobe Connect mais elle intègre néanmoins les fonctionnalités essentielles pour organiser une webconférence ou une classe virtuelle. Elle ne requiert qu’un navigateur récent pour fonctionner et est supportée sur tous les environnements (dispositifs mobiles y compris). Cette plateforme n’est pas limitée en termes d’usagers connectés simultanément. Elle a enfin le grand avantage d’être facilement intégrable dans un espace de cours sur la plateforme UniversiTICE, tout en pouvant également être utilisée de façon autonome (à travers le portail Greenlight).

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage de document, partage d’écran, partage d’une vidéo, partage de notes, sondage, tableau blanc participatif, gestion de la prise de parole, groupement des utilisateurs, chat, enregistrement de la session.

La plateforme Rendez-Vous de RENATER


https://rendez-vous.renater.fr
Solution hébergée à l'extérieur de l'établissement (en France)

Du fait de la sollicitation massive du service Rendez-vous au niveau national, il n'est plus possible d'utiliser ce dernier dans le cadre du plan de continuité pédagogique. L'utilisation de ce service doit désormais se limiter à des réunions de travail ou de coordination en petit effectif.
Cette plateforme nationale n’est pas hébergée dans l’enceinte de l’université de Rouen Normandie mais offre toutes les garanties en matière de sécurité et de respect de la réglementation française. Elle ne requiert qu’un navigateur récent pour fonctionner (dispositifs mobiles y compris), est supportée sur tous les environnements mais est en revanche limitée à 20 usagers maximum par session. C’est une solution alternative à envisager en cas de saturation des infrastructures locales à notre établissement.

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage d’écran, partage d’une vidéo (Youtube), partage de notes, gestion de la prise de parole, chat

La plateforme Jitsi Meet


https://meet.jit.si/
Solution hébergée à l'extérieur de l'établissement (en Europe)

Utilisant le même moteur que le service Rendez-vous de Renater, cette plateforme libre d'utilisation n’est pas hébergée dans l’enceinte de l’université de Rouen Normandie mais offre certaines garanties en matière de protection des données personnelles et de sécurité des échanges.

Elle ne requiert qu’un navigateur récent pour fonctionner (dispositifs mobiles y compris), est supportée sur tous les environnements mais est en revanche limitée à 35 usagers maximum par session (pour des raisons de performance, essentiellement). C’est une solution alternative à envisager en cas de saturation des infrastructures locales à notre établissement.

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage d’écran, partage d’une vidéo (Youtube), partage de notes, gestion de la prise de parole, chat, enregistrement de la session, diffusion en direct de l'événement sur Youtube

Pour vous aider à utiliser ces plateformes

  1. Adobe Connect - Demander la création d'une classe virtuelle
  2. Adobe Connect - Première configuration du poste de travail
  3. Adobe Connect - Lors de chaque utilisation ...
  4. Adobe Connect - Fonctionnalités de base et avancées ...
  5. BigBlueButton - Pré-requis à l'utilisation de ce service
  6. BigBlueButton - Utilisation depuis la plateforme UniversiTICE
  7. BigBlueButton - Utilisation depuis le portail Greenlight
  8. BigBlueButton - Lors de chaque utilisation ...
  9. BigBlueButton - Aide à l'utilisation
  10. BigBlueButton - En cas de problème
  11. Rendez-Vous RENATER - Pré-requis et aide à l'utilisation de ce service
  12. Jitsi Meet  - Pré-requis et aide à l'utilisation

Adobe Connect - Demander la création d'une classe virtuelle

La gestion d'une salle virtuelle sur la plateforme Adobe Connect requiert la détention d'un compte MultiPASS valide et l'obtention de droits spécifiques.

Afin d'obtenir ces droits, il est nécessaire de réaliser une demande d'attribution d'une salle personnelle, par email, à l'adresse sun_accompagnement@univ-rouen.fr

Adobe Connect - Première configuration du poste de travail

L'utilisation de la solution Adobe Connect requiert l'installation d'une application sur son poste de travail :

  • L'environnement Linux n'est actuellement pas supporté
  • Il est également possible d'utiliser cette solution à travers un terminal mobile, de type smartphone ou tablette, en téléchargeant l'application 'Adobe Connect' sur l'App Store ou sur le Google Play Store

Adobe Connect - Lors de chaque utilisation...


  • À chaque connexion sur une salle virtuelle depuis un navigateur, il vous faudra donner l'autorisation d'éxécution au dit navigateur de l'application 'Adobe Connect' 
  • Au début de chaque session, il est vivement recommandé de lancer l'assistant de configuration audio : menu [Réunion] > [Assistant de configuration audio].
  • Si vous désirez partager un document (ne comportant pas d'animation), privilégiez l'usage de la fonctionnalité de "Partage de document"  plutôt que celle de "Partage d'écran" (plus consommatrice en ressources).
  • Pour les sessions regroupant un grand nombre d'usagers, limiter autant que possible le nombre de webcams partagées. Demander aux usagers de n'activer ce partage qu'au moment où ils désirent interagir.
  • Demander aux usagers de garder leur micro en sourdine, tant qu'ils n'ont pas besoin d'interagir oralement. Privilégier l'usage du Chat pour la collecte des questions en grand nombre et pour la demande de prise de parole.
  • Pensez au droit à l'image si vous enregistrez une session où les utilisateurs sont amenés à partager leur webcam (demandez leur à minima leur autorisation de façon orale au tout début de l'enregistrement, afin que cette autorisation soit consignée dans cet enregistrement).
  • Afin d'éviter les effets de boucle audio (ou d'écho) et d'atténuer les bruits environnants, l'utilisation d'un micro-casque est fortement recommandée.

Adobe Connect - Fonctionnalités de base et avancées ...


 

BigBlueButton - Pré-requis à l'utilisation de ce service

Le service BigBlueButton fonctionne de façon optimale sur les environnements suivants :

  • Environnements Linux, Windows et OS X : Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge(1), Chromium, Apple Safari (2)
  • Environnement IOS (version 12.2 à minima) : Safari mobile (2)
  • Environnement Android (version 6 à minima) : Google Chrome (2)
  • Environnement Chromebook : Google Chrome


 		 Vous retrouverez ici un guide complet d'utilisation de BigBlueButton à l'intention des enseignants de l'université de Rouen Normandie. Il a été réalisé par APUI, à l'université d'Avignon et modifié par le SUN à l'URN afin de s'adapter au mieux à notre contexte. [PDF - 1 Mo]
Vous retrouverez ici un guide complet d'utilisation de BigBlueButton à l'intention des étudiants de l'université de Rouen Normandie. Il a été réalisé par APUI, à l'université d'Avignon et modifié par le SUN à l'URN afin de s'adapter au mieux à notre contexte. [PDF - 340 Ko]

(1) : Versions récentes uniquement (intégrant le moteur chromium)
(2) : Le partage d'écran n'est actuellement pas supporté sur ces environnements

BigBlueButton - Utilisation depuis la plateforme UniversiTICE


Le service BigBlueButton peut être directement utilisé depuis la plateforme UniversiTICE. Pour le mettre en œuvre, il suffit :
  • de disposer d'un droit d'édition sur un espace de cours (ce droit est notamment attribué aux usagers ayant un rôle 'Enseignant' au niveau de l'espace de cours),
  • d'activer le mode édition dans l'espace de cours désiré,
  • d'insérer dans une section l'activité dénommée 'BigBlueButton',
  • puis d'ajuster ses paramètres...

Une fois cette activité en place, l’enseignant ainsi que les étudiants inscrits dans l'espace de cours peuvent aisément accéder à la classe virtuelle les concernant, sans avoir à connaître l'adresse de connexion à cette salle.

L'enregistrement d'une session de classe virtuelle est possible. Il est à noter que cet enregistrement n'est traité qu'au cours de la nuit et uniquement mis à disposition le lendemain de la session. L'accès à cet enregistrement se fait depuis l'activité concernée, dans l'espace de cours.

Il est fortement recommandé de privilégier cette modalité d'accès à la plateforme BigBlueButton pour tout usage à caractère pédagogique.

Tutoriel vidéo sur l'utilisation du service BigBlueButton à travers la plateforme UniversiTICE

BigBlueButton - Utilisation depuis le portail Greenlight


Il est possible d'utiliser le service BigBlueButton en dehors de la plateforme pédagogique UniversiTICE, à travers le portail Greenlight. L'usage de ce portail est particulièrement adapté à l'organisation de réunions avec des usagers externes à l'établissement ou à des réunions internes en petits effectifs (sans lien avec un enseignement).

Afin de pouvoir disposer d'un espace personnel sur le portail Greenlight, à partir duquel il sera possible de gérer une ou plusieurs salles virtuelles, il est nécessaire :
  • de disposer d'un compte MultiPASS valide,
  • de se connecter une première fois sur le portail Greenlight désiré (communément, https://webconf.univ-rouen.fr),
  • de s'authentifier (bouton [Connexion] en haut à droite),
  • puis d'envoyer une demande d'attribution de droit de gestionnaire, par email, à l'adresse sun_accompagnement@univ-rouen.fr

Tutoriel vidéo sur l'utilisation du service BigBlueButton à travers la plateforme Greenlight (https://webconf.univ-rouen.fr)

BigBlueButton - Lors de chaque utilisation...

  • Afin d'éviter les effets de boucle audio (ou d'écho) et d'atténuer les bruits environnants, l'utilisation d'un micro-casque est fortement recommandée.
  • N'oubliez pas d'autoriser l'accès au micro et à la webcam au niveau de votre navigateur, lorsque cela vous est demandé. Évitez d'enregistrer cette autorisation de façon durable, de façon à pouvoir sélectionner d'autres sources lors d'une future utilisation...
  • Veillez à sélectionner la bonne source micro (certains environnements peuvent comporter plusieurs sources,
    physiques ou virtuelles).
  • Demander aux usagers de garder leur micro en sourdine, tant qu'ils n'ont pas besoin d'interagir oralement.
    Privilégier l'usage du Chat pour la collecte des questions     en grand nombre et pour la demande de prise de parole.
****************************************************************************
 
  • Du fait de contraintes technologiques fortes et afin de ne pas rendre le service BigBlueButton inopérant, les sessions de webconférence ne doivent pas regrouper plus de 100 participants simultanés.  
  • Pour les sessions regroupant un grand nombre d'usagers, limiter autant que possible le nombre de webcams partagées. Demander aux usagers de n'activer ce partage qu'au moment où ils désirent interagir.
  • Pensez au droit à l'image si vous enregistrez une session où les utilisateurs sont amenés à partager
    leur webcam     (demandez leur à minima leur autorisation de façon orale au tout début de l'enregistrement,
    afin que cette autorisation soit consignée dans cet enregistrement).
    • ****************************************************************************
     
  • Si vous désirez partager un document (ne comportant pas d'animation), privilégiez l'usage de la fonctionnalité de "Partage de document" (icône + en bas à gauche puis 'Charger une présentation') plutôt que celle de "Partage d'écran" (plus consommatrice en ressources).

BigBlueButton - Aide à l'utilisation


 

BigBlueButton - En cas de problème

Liste des problèmes les plus coramment rencontrés :
(N'hésitez pas à soumettre d'autres problèmes que vous auriez rencontés à l'adresse sun_accompagnement@univ-rouen.fr)

Erreur 1020 "media could not reach the server" - Erreur pouvant survenir lors de l'activation de la webcam. Deux raisons principales peuvent causer cette erreur :

  • Vous utilisez un VPN, dans ce cas, il faudra le désactiver et réessayer le partage de webcam
  • Vous utilisez le navigateur Apple Safari, dans ce cas, il faudra installer et utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome.

Erreur 1007 : "ICE negotiation failed" - Erreur pouvant survenir lorsque vous rejoignez la conférence, avant le test d'écho. Deux raisons principales peuvent causer cette erreur :

  • Vous utilisez un VPN, dans ce cas, il faut le désactiver et réessayer de rejoindre l'audio (icône en forme de combiné téléphonique)
  • Vous utilisez le navigateur Apple Safari, dans ce cas, il faut installer et utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome.

Erreur 1004 : "SDP incompatible" - Erreur survenant lors de la connexion à l'audio de la salle virtuelle, et empêchant l'utilisation du mode microphone. Cette erreur est générée lorsque BigBlueButton n'arrive pas à lire l'adresse internet de votre poste. Plusieurs raisons à cela :

  • Votre organisation bloque la diffusion de l'adresse internet de votre poste, il faut donc voir avec votre service informatique pour créer une règle spécifique qui permettra à votre poste d'accéder au serveur BBB de l'établissement
  • Vous utilisez un plug-in de blocage de données (Ad-Blocker, uBlock, Privacy Badger,...) et il faut alors désactiver ce plug-in

Impossibilité d'accéder au micro lorsque je rejoins l'audio sur ordinateur portable

Une solution étonnante mais à explorer également : s'assurer que le portable est bien sur secteur, car il semblerait que certains paramètres désactivent ou mettent en veille profonde le micro lorsque l'ordinateur est sur batterie.

Les icônes '+' (charger du contenu) et de partage d'écran (icône en forme d'écran) n'apparaissent pas

  • Vous avez le rôle de simple participant et n'avez pas été défini comme présentateur. Il faut demander à un modérateur de vous attribuer le rôle présentateur.
  • Vous avez oublié de vous authentifier sur le portail Greenlight et vous êtes donc considéré comme un simple participant.

L'icône '+'  (charger du contenu) apparaît bien, mais l'icône de partage d'écran (icône en forme d'écran) reste introuvable

Ce problème peut avoir quatre causes différentes :

  • Vous êtes modérateur mais n'avez pas été défini comme présentateur. Cliquez sur l'icône '+' puis choisissez "Devenir présentateur".
  • Vous utilisez le navigateur Apple Safari sous environnement Mac OS X (ordinateur de bureau), dans ce cas, il faut installer et utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome.
  • Vous utilisez un terminal mobile (sous IOS ou Android). Dans ce cas, le partage d'écran est impossible.
  • Vous utilisez un environnement sous MacOS 10.15 et ultérieur. Il vous faut donner l'autorisation d'enregistrer votre écran à votre navigateur :
    • Menu 'Préférences Système',
    • 'Sécurité et confidentialité', puis sur 'Confidentialité',
    • Sélectionner 'Enregistrement de l’écran',
    • Cocher la case afin d'autoriser le navigateur à enregistrer l'écran.

Rendez-Vous RENATER - Pré-requis et aide à l'utilisation de ce service

Le service Rendez-Vous de RENATER fonctionne de façon optimale sur les environnements suivants :

  • Environnements Linux, Windows et OS X : Mozilla Firefox, Google Chrome, Chromium
  • Environnement IOS : Via une application dédiée (App Store)
  • Environnement Android : Via une application dédiée (Google Play Store)
  • Environnement Chromebook : Google Chrome

Pour en savoir plus sur l'utilisation du service Rendez-Vous de RENATER : 
https://rendez-vous.renater.fr/home/user_guide

Jitsi Meet - Pré-requis et aide à l'utilisation de ce service

Le service Jisti Meet fonctionne de façon optimale sur les environnements suivants :

  • Environnements Linux, Windows et OS X : Mozilla Firefox, Google Chrome, Chromium
  • Environnement IOS : Via une application dédiée (App Store)
  • Environnement Android : Via une application dédiée (Google Play Store)
  • Environnement Chromebook : Google Chrome
     

Pour en savoir plus sur l'utilisation du service jitsi Meet : se référer au guide d'utilisation du service Jitsi Meet



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