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Plateformes de webconférence et de classe virtuelle

Les plateformes de classe virtuelle ou plateformes de webconférence permettent d'organiser à toute heure, en tout lieu et depuis tout type de dispositif (dont smartphones et tablettes numériques) des réunions de travail en ligne, ou des sessions de formation à distance.
L'université de Rouen Normandie s'est prononcée pour l'adoption de la solution BigBlueButton (BBB) en temps que solution institutionnelle de webconférence. Il existe toutefois des situations pour lesquelles cette solution n'est pas la plus adaptée, ce qui peut conduire à l'utilisation de la solution Zoom ou Rendez-Vous de Renater (seuls autres services de webconférence reconnus et recommandés par l'établissement).

La plateforme BigBlueButton


Accessible via la plateforme UniversiTICE
ou via le portail Greenlight (https://webconf.univ-rouen.fr)
Solution hébergée au sein de l'établissement.

Cette plateforme intègre des fonctionnalités essentielles pour organiser une webconférence ou une classe virtuelle. Elle ne requiert qu’un navigateur récent pour fonctionner et est supportée sur tous les environnements (dispositifs mobiles y compris). Cette plateforme permet d'organiser des sessions de webconférence regroupant jusqu'à 200 usagers simultanés. Elle a enfin le grand avantage d’être facilement intégrable dans un espace de cours sur la plateforme UniversiTICE, tout en pouvant également être utilisée de façon autonome (à travers le portail Greenlight).

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage de documents, partage d’écran, partage d’une vidéo, partage de notes, sondage, tableau blanc collaboratif, gestion de la prise de parole, groupement des utilisateurs, chat, enregistrement de la session.

BigBlueButton - Pré-requis à l'utilisation de ce service

Le service BigBlueButton fonctionne de façon optimale sur les environnements suivants :

  • Environnements Linux, Windows et OS X : Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge(1), Chromium, Apple Safari (2)
  • Environnement IOS (version 12.2 à minima) : Safari mobile (2)
  • Environnement Android (version 6 à minima) : Google Chrome (2)
  • Environnement Chromebook : Google Chrome

Vous retrouverez ici un guide complet d'utilisation de BigBlueButton à l'intention des enseignants de l'université de Rouen Normandie. Il a été réalisé par APUI, à l'université d'Avignon et modifié par le SUN à l'URN afin de s'adapter au mieux à notre contexte.
Vous retrouverez ici un guide complet d'utilisation de BigBlueButton à l'intention des étudiants de l'université de Rouen Normandie. Il a été réalisé par APUI, à l'université d'Avignon et modifié par le SUN à l'URN afin de s'adapter au mieux à notre contexte.

(1) : Versions récentes uniquement (intégrant le moteur chromium)
(2) : Le partage d'écran n'est actuellement pas supporté sur ces environnements


BigBlueButton - Utilisation depuis la plateforme UniversiTICE

Le service BigBlueButton peut être directement utilisé depuis la plateforme UniversiTICE. Pour le mettre en œuvre, il suffit :
  • de disposer d'un droit d'édition sur un espace de cours (ce droit est notamment attribué aux usagers ayant un rôle 'Enseignant' au niveau de l'espace de cours),
  • d'activer le mode édition dans l'espace de cours désiré,
  • d'insérer dans une section l'activité dénommée 'BigBlueButton',
  • puis d'ajuster ses paramètres

Une fois cette activité en place, l’enseignant ainsi que les étudiants inscrits dans l'espace de cours peuvent aisément accéder à la classe virtuelle les concernant, sans avoir à connaître l'adresse de connexion à cette salle.

L'enregistrement d'une session de classe virtuelle est possible. Il est à noter que cet enregistrement n'est traité qu'au cours de la nuit et uniquement mis à disposition le lendemain de la session. L'accès à cet enregistrement se fait depuis l'activité concernée, dans l'espace de cours.

Il est fortement recommandé de privilégier cette modalité d'accès à la plateforme BigBlueButton pour tout usage à caractère pédagogique.

Tutoriel vidéo sur l'utilisation du service BigBlueButton à travers la plateforme UniversiTICE

BigBlueButton - Utilisation depuis le portail Greenlight

Il est possible d'utiliser le service BigBlueButton en dehors de la plateforme pédagogique UniversiTICE, à travers le portail Greenlight. L'usage de ce portail est particulièrement adapté à l'organisation de réunions avec des usagers externes à l'établissement ou à des réunions internes en petits effectifs (sans lien avec un enseignement).

Afin de pouvoir disposer d'un espace personnel sur le portail Greenlight, à partir duquel il sera possible de gérer une ou plusieurs salles virtuelles, il est nécessaire :
  • de disposer d'un compte MultiPASS valide,
  • de se connecter une première fois sur le portail Greenlight désiré (communément, webconf.univ-rouen.fr),
  • de s'authentifier (bouton [Connexion] en haut à droite),
  • puis d'envoyer une demande d'attribution de droit de gestionnaire, par email, à l'adresse support.saphire@univ-rouen.fr

Tutoriel vidéo sur l'utilisation du service BigBlueButton à travers la plateforme Greenlight


BigBlueButton - Lors de chaque utilisation


  • Afin d'éviter les effets de boucle audio (ou d'écho) et d'atténuer les bruits environnants, l'utilisation d'un micro-casque est fortement recommandée.
  • N'oubliez pas d'autoriser l'accès au micro et à la webcam au niveau de votre navigateur, lorsque cela vous est demandé. Évitez d'enregistrer cette autorisation de façon durable, de façon à pouvoir sélectionner d'autres sources lors d'une future utilisation.
  • Veillez à sélectionner la bonne source micro (certains environnements peuvent comporter plusieurs sources, physiques ou virtuelles).
  • Demander aux usagers de garder leur micro en sourdine, tant qu'ils n'ont pas besoin d'interagir oralement.
    Privilégier l'usage du Chat pour la collecte des questions
    en grand nombre et pour la demande de prise de parole.
 
 
  • Du fait de contraintes technologiques fortes et afin de ne pas rendre le service BigBlueButton inopérant, les sessions de webconférence ne doivent pas regrouper plus de 200 participants simultanés.  
  • Pour les sessions regroupant un grand nombre d'usagers, limiter autant que possible le nombre de webcams partagées. Demander aux usagers de n'activer ce partage qu'au moment où ils désirent interagir.
  • Pensez au droit à l'image si vous enregistrez une session où les utilisateurs sont amenés à partager leur webcam (demandez leur à minima leur autorisation de façon orale au tout début de l'enregistrement, afin que cette autorisation soit consignée dans cet enregistrement).
 
  • Si vous désirez partager un document (ne comportant pas d'animation), privilégiez l'usage de la fonctionnalité de "Partage de document" (icône + en bas à gauche puis 'Charger une présentation') plutôt que celle de "Partage d'écran" (plus consommatrice en ressources).

BigBlueButton - Les boutons utiles pour le présentateur

1Charger/Gérer les documents de présentation
Démarrer un sondage
Partager une vidéo externe
Sélectionner un utilisateur aléatoirement
Imposer une mise en page aux participants
Fenêtre de paramétrage de la mise en page 
2. Rendre silencieux ou activer son micro
Sélectionner le microphone et/ou le haut-parleur
Quitter le mode audio pour changer le mode d'écoute ("Parler et écouter" ou "Écoute seule")
3.  Activer ou desactiver le partage de votre webcam
4. Activer ou desactiver le partage de votre écran
5.
 Masquer ou démasquer la présentation courante 
6.
 Lever la main ou définir son statut à l'aide d'une émoticône (petite flêche)

BigBlueButton - Les boutons utiles pour le participant

1.  Fenêtre de paramétrage de la mise en page 
2. Rendre silencieux ou activer son micro
Sélectionner le microphone et/ou le haut-parleur
Quitter le mode audio pour changer le mode d'écoute
("Parler et écouter" ou "Écoute seule")
3.  Activer ou desactiver le partage de votre webcam
4. Masquer ou démasquer la présentation courante
5. Lever la main ou définir son statut à l'aide d'une émoticône (petite flêche)
 

BigBlueButton - En cas de problème

Liste des problèmes les plus couramment rencontrés :
N'hésitez pas à soumettre d'autres problèmes que vous auriez rencontés à l'adresse support.saphire@univ-rouen.fr

Erreur 1020 "media could not reach the server"
Erreur pouvant survenir lors de l'activation de la webcam. Deux raisons principales peuvent causer cette erreur :

  • Vous utilisez un VPN, dans ce cas, il faudra le désactiver et réessayer le partage de webcam
  • Vous utilisez le navigateur Apple Safari, dans ce cas, il faudra installer et utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome.


Erreur 1007 : "ICE negotiation failed" -
Erreur pouvant survenir lorsque vous rejoignez la conférence, avant le test d'écho. Deux raisons principales peuvent causer cette erreur :

  • Vous utilisez un VPN, dans ce cas, il faut le désactiver et réessayer de rejoindre l'audio (icône en forme de combiné téléphonique)
  • Vous utilisez le navigateur Apple Safari, dans ce cas, il faut installer et utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome.


Erreur 1004 : "SDP incompatible"
- Erreur survenant lors de la connexion à l'audio de la salle virtuelle, et empêchant l'utilisation du mode microphone. Cette erreur est générée lorsque BigBlueButton n'arrive pas à lire l'adresse internet de votre poste. Plusieurs raisons à cela :

  • Votre organisation bloque la diffusion de l'adresse internet de votre poste, il faut donc voir avec votre service informatique pour créer une règle spécifique qui permettra à votre poste d'accéder au serveur BBB de l'établissement
  • Vous utilisez un plug-in de blocage de données (Ad-Blocker, uBlock, Privacy Badger,...) et il faut alors désactiver ce plug-in


Impossibilité d'accéder au micro lorsque je rejoins l'audio sur ordinateur portable

Une solution étonnante mais à explorer également : s'assurer que le portable est bien sur secteur, car il semblerait que certains paramètres désactivent ou mettent en veille profonde le micro lorsque l'ordinateur est sur batterie.


Les icônes '+' (charger du contenu) et de partage d'écran (icône en forme d'écran) n'apparaissent pas

  • Vous avez le rôle de simple participant et n'avez pas été défini comme présentateur. Il faut demander à un modérateur de vous attribuer le rôle présentateur.
  • Vous avez oublié de vous authentifier sur le portail Greenlight et vous êtes donc considéré comme un simple participant.


L'icône '+'  (charger du contenu) apparaît bien, mais l'icône de partage d'écran (icône en forme d'écran) reste introuvable

Ce problème peut avoir quatre causes différentes :

  • Vous êtes modérateur mais n'avez pas été défini comme présentateur. Cliquez sur l'icône '+' puis choisissez "Devenir présentateur".
  • Vous utilisez un terminal mobile (sous IOS ou Android). Dans ce cas, le partage d'écran est impossible.
  • Vous utilisez un environnement sous MacOS 10.15 et ultérieur. Il vous faut donner l'autorisation d'enregistrer votre écran à votre navigateur :
    • Menu 'Préférences Système',
    • 'Sécurité et confidentialité', puis sur 'Confidentialité',
    • Sélectionner 'Enregistrement de l’écran',
    • Cocher la case afin d'autoriser le navigateur à enregistrer l'écran.

Zoom - Cadres d'usage


Plateforme accessible via l'adresse https://zoom.us
Solution hébergée à l'extérieur de l'établissement (Europe et USA)

La solution BigBlueButton n'a cessé d'évoluer depuis la crise sanitaire de 2020 et répond à un large spectre des besoins dans le domaine de la webconférence.
Il demeure néanmoins encore deux cas d'usage pour lesquels le service BigBlueButton n'est pas le plus adapté :
  • l'organisation de sessions de webconférence réunissant plus de 300 usagers
  • la propagation d'un flux audio intégré à une présentation proposée via un partage d'écran.

Afin d'apporter une réponse à tous les besoins et à toutes les situations, l'établissement a décidé de proposer la solution commerciale Zoom comme service de webconférence complémentaire.

Cette solution intègre les fonctionnalités nécessaires à l'organisation d'une conférence, d'un séminaire ou d'un cours regroupant un grand nombre d'usagers (pouvant aller de 200 à 1 000 usagers). Elle permet également de partager des présentations multimédias intégrant des animations et du son.

L'établissement disposant d'un nombre limité de licences (pour des raisons essentiellement financières), l'utilisation de cette solution ne pourra se faire que sur demande explicite et motivée adressée : 
Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage d’écran, partage d’une vidéo, partage de notes, sondage, tableau blanc collaboratif, gestion de la prise de parole, groupement des utilisateurs, chat, enregistrement de la session.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de Zoom, consultez directement la page d'assistance sur le site de Zoom.


Répartition des licences ZOOM

Pour pouvoir bénéficier et accéder au service Zoom, il conviendra de se rapprocher en premier lieu du référent Zoom de sa structure de rattachement.

Pour tout événement transverse (hors enseignements), il sera également possible de se rapprocher de l'équipe support du SAPHIRE.

Structure Nombre de licences
Meeting
(300 usagers)
Meeting
(500 usagers)
Seminar
(1 000 usagers)
  DEPE 1    
  Direction de l'établissement 3    
  DRIC 1    
  INSPÉ 2    
  IUT d'Évreux 2    
  IUT de Rouen 1    
  UFR DSEG / IPAG / IAE 5 1  
  UFR LSH 4    
  UFR Santé
3
1  
  UFR SHS 2    
  UFR Sciences et Techniques 2    
  UFR STAPS     3    
  Toute structure*     3  1  1
Total     32  3  1

*Ces licences sont destinées à être transférées sur demande (demande à adresser au référent Zoom ou au SAPHIRE) et de façon temporaire, dans le cadre d'événements ponctuels, hors cours (colloques, journées portes ouvertes, etc.)


La plateforme Rendez-Vous de RENATER


Plateforme accessible via l'adresse https://rendez-vous.renater.fr
Solution hébergée à l'extérieur de l'établissement (en France)

L'utilisation de ce service est limitée à des réunions de travail ou de coordination en petit effectif.
Cette plateforme nationale n’est pas hébergée dans l’enceinte de l’université de Rouen Normandie mais offre toutes les garanties en matière de sécurité et de respect de la réglementation française. Elle ne requiert qu’un navigateur récent pour fonctionner (dispositifs mobiles y compris), est supportée sur tous les environnements mais est en revanche limitée à 30 usagers maximum par session. C’est une solution alternative à envisager en cas d'indisponibilité des infrastructures locales à notre établissement.

Principales fonctionnalités : partage audio, partage de caméra, partage d’écran, partage d’une vidéo (Youtube), partage de notes, gestion de la prise de parole, chat

Rendez-Vous RENATER - Pré-requis et aide à l'utilisation

Le service Rendez-Vous de RENATER fonctionne de façon optimale sur les environnements récents, de bureau (Linux, Windows et OS X) ou mobiles (Apple IOS,  Google Android)


Pour en savoir plus sur l'utilisation de Rendez-Vous : 
https://services.renater.fr/rendez-vous/rsip_preparation_pp